【基本】仕事効率化
今日は「仕事の優先順位」について書いていこうと思います。
・仕事もプライベートも充実させたい、、
・もっと時間が欲しい、、
・もっと効率よく物事が回せれば良いのに、、
・もっと時間があったら彼女や奥さん、子供との時間が作れるのに、、
・自分の趣味の時間に使える様になるのに、
そんな悩みはあるけど具体的にどうしたら良いのかわからない。
僕が部下を20人以上抱え、同じ店舗にいるのに打ち合わせや相談の暇がないからメールで用事を送るくらい忙しい日々を過ごしてきた不動産屋勤務の時にどうやって僕が時間を作って少しでも効率よく動いてきたか、店舗の責任者として培ったノウハウが少しでも役に立てれば幸いです。
■基本的には4つに分けて考えると良いと思います。
1、やらなければいけないこと且つ緊急性が高いもの
2、やらなければいけないこと、緊急性がないもの
3、やりたいこと、緊急性が高いもの
4、やりたいこと、緊急性が高くないもの
この1の中でも細分化し、1-1、1－2のような形でより細かくし、
取り掛かるようにした方が良いと思います。
この基本の形ができるようになると、その中で1をやりながら2ができる様になってくると思います。
■気を付けなければいけない点
僕も新卒の時、今も時々やってしまうのですが、基本の優先順位で仕事をこなせない状態で、
1をやりながら2をやったりしてしまい、最終的に結局どれも終わらないというのが最悪のパターンです。
その次の日には別の仕事が振られてしまい、てんぱってしまったり、仕事が雑になり、出戻りが増えるなんてことはやりがちなので、気を付けないといけないです。
■まずは上司に優先順位を確認する
基本的に新卒で入った時には自分の考えていることはほとんど間違っている、もしくは浅い考えしかないので、
早く上司に聞いて、上司と同じ頭（考え）を持つようにした方が良いと思います。
そうすることで意思の疎通が円滑になりより仕事がスムーズになる為、
上司もあなたと一緒に仕事がしたい、一緒に仕事をしていると楽しい、他の仕事に取り掛かることができるなど、
自分自身のレベルアップにもなりますし、信頼を勝ち取ることができれば他の仕事を任せてもらえるようになると思います。
■仕事をするときに考えないといけないのは期日があるかないか、
例えば、契約、決済など自分の会社以外に2つも3つもプロジェクトが関わっているものなどです。
人が関係しているか、いないか、
例えばクライアントさんとの打ち合わせ、契約書のすり合わせなどです。
自分のしたいことかどうかだと思います。
例えば自分の担当の案件、担当のクライアントの作業などです。
■時間（期日）、人が関係しているものに関してはかなり優先順位は高いです。
なぜなら、その人がいないと成り立たないもの、打ち合わせが必要、などの場合が多く、一人で完結することができないからです。
自分が仕事ができるようになり決済権を持たせてもらうと話は変わってきますが、新卒のうち、仕事の流れがわかっていない内には厳しいでしょう。
例えば役所に何か提出物がある、確認しないといけないことがあるなどです。
基本的に役所は平日の8時30分～17時までしかやっていない為、確認することや提出物がある場合にはこの時間にいかないといけないと思います。
ですが、やりがちなのは、目の前の仕事に熱中しているあまり、
役所に確認をしなくてはいけないものがあったのに気付いたら営業時間が過ぎていた。
土曜日になっていた、ということで来週や翌日に持ち越すことがよくありました。
不動産の営業だと役所への確認も多く、提出しないと処理が進まないので、
2、3日遅れただけでも決済が間に合わない、契約に間に合わないということはかなり大きな問題になってしまします。
でも多くの人はやらなければいけないものを後回しにしてしまい、問題が大きくなってから対応するといったパターンになっていることが多いです。
■なぜ仕事に優先順位をつけた方が良いか？
答えは、自分のやりたいことに集中できるからです。
やりたいことをやるためにやらなければいけないことに焦点を合わせることが大切になってきます。
やりたいことはあくまで自分の願望的にやりたいと考えているだけで、会社や取引先からしてみたら関係のないことです。
やりたいことを優先したことで納期が遅れたり、上司に怒られたり、帰る時間が遅れたりすることは往々にしてあると思います。
やらなければいけないことがわからない時にはすぐに上司に確認し、優先順を付けてから行動する様にしましょう。
自分も新卒の時には優先順位を間違えてよく怒られていました。
怒られると自分のメンタルもやられますし、気持ちのトーンが下がるので仕事の効率も下がります。
仕事の効率も下がると納期も遅れ又、上司に怒られると負のスパイラルが待っています。
僕も経験しましたが、この負のスパイラルに入るとなかなか抜け出せなくなります。
蟻地獄の様にどんどん深くなっていき、自力では上がれなくなりますので、注意してください。
以上です。
良かったら他の記事もありますので、見てみて下さい。